El objetivo principal de un código postal es facilitar el enrutamiento y la clasificación de cartas y paquetes y, en consecuencia, mejorar la entrega de correo. También representa el primer paso natural hacia, y es casi una condición previa para, la clasificación automatizada de una gran proporción de correo. Es cierto que existen sistemas para leer y clasificar direcciones sin códigos postales en los correos, pero son menos precisos que los sistemas donde las direcciones van acompañadas de un código postal. Los códigos postales son, además, una herramienta muy útil para todos los diversos agentes económicos y sociales: es decir, para todos los clientes que generan correo y gestionan archivos de direcciones, desde pequeñas empresas hasta grandes remitentes comerciales, como bancos, compañías de seguros y empresas de venta por correo. Los códigos postales pueden ayudar a las empresas locales a distribuir información y ofertas. También proporcionan una forma de recopilar estadísticas y comparar diferentes áreas de códigos postales en cualquier número de niveles para identificar segmentos de mercado. Los códigos postales facilitan no solo los intercambios de correo infra-nacional, sino también el correo transfronterizo. Al hacerlo, ayudan a promover un mayor desarrollo del medio de correo.
Gracias a un código postal correctamente identificado, el correo se puede clasificar y entregar fácil y rápidamente, dando a todos los involucrados en los intercambios de correo una sensación de satisfacción y confianza en el medio de correo y, por extensión, en la administración postal de un país. Al reducir la cantidad de artículos devueltos o que no se pueden entregar, la introducción de códigos postales también reduce los costos para todos los involucrados en el proceso de correo, desde el remitente hasta el destinatario. No solo eso, sino que también promueve la modernización organizacional, permitiendo el procesamiento automatizado en la oficina de correos o por los administradores de bases de datos en la preparación del correo.
Códigos postales: un activo para cualquier administración postal
El procesamiento del correo sobre la base de una dirección confiable es el objetivo principal de cualquier operador postal. Los códigos postales son fáciles de usar, son aceptados por todos los remitentes y contribuyen a ese objetivo. Un código postal suficientemente detallado puede servir como elemento principal de dirección para la correcta clasificación, transmisión y entrega del correo.
La identificación e interpretación de los caracteres que componen un código postal facilita y acelera la clasificación, el enrutamiento y la entrega, independientemente del grado de complejidad involucrado, de cartas y paquetes.
Los códigos postales pueden diseñarse con subdivisiones importantes que brinden información significativa. Por ejemplo, el código postal de EE. UU. Indica la región del país por su primer dígito, un esquema de clasificación de correo por sus primeros tres dígitos y una zona de entrega individual por sus primeros cinco dígitos. El segundo y cuarto dígitos en sí mismos no tienen una importancia especial.
Los códigos postales facilitan el manejo tanto manual como mecánico y reducen el número de operaciones, lo que sin duda acelera todo el proceso de entrega del correo.
Los códigos postales reducen el riesgo de confusión entre destinos con nombres similares.
La estructura de los códigos postales puede variar ampliamente desde un simple código de localidad hasta uno que contenga más información (como la especificación de un punto de entrega), lo que permite ampliar la clasificación automatizada en etapas para incluir la preparación de rondas de entrega.
Cuando las administraciones postales producen y difunden ampliamente folletos y archivos que enumeran códigos postales, ayudan a mejorar la calidad del direccionamiento del correo. Todos deben estar informados de su dirección completa y poder de alguna manera buscar esta información para el correo que están enviando.
La introducción de códigos postales brinda a la administración postal la oportunidad de recordar a los remitentes las reglas básicas para el formato correcto de direcciones en los artículos. Un elemento de correo con el formato correcto da como resultado una entrega inequívoca. Por lo tanto, debe desarrollarse una norma nacional en cada país para formalizar todos los elementos de dirección, en aras de una clasificación automatizada completa y viable.
Al incorporar elementos del estándar de la UPU para construir un vocabulario común en todo el mundo, este estándar puede incluir:
- la posición del campo de dirección en los envíos de correo
- la información necesaria para localizar correctamente al destinatario
- el número de líneas y el número de caracteres por línea
- la posición y el orden de los elementos en cada línea
- especificación de elementos opcionales y obligatorios
- definición de tipos de direcciones lógicas
- fuentes preferidas y espaciado
- formatos de sobre recomendados
Si todos los remitentes adoptaran y cumplieran con un estándar de direccionamiento, se podrían realizar mejoras significativas y duraderas en las operaciones de procesamiento que dependen directamente de la dirección: es decir, procesamiento de correo, operaciones de focalización y marketing, y limpieza y actualización de los datos de la dirección.
Códigos postales: un activo para los remitentes de correo
Para los clientes privados, el código postal es obviamente una ventaja. Constituye el vínculo básico entre el remitente y el destinatario. Recibir un paquete, carta o cualquier otro artículo se convierte en una operación simple y rápida. El tiempo entre el pedido y la entrega se reduce y las entregas se vuelven más fiables.
Los clientes pueden estar seguros de proporcionar una dirección que cumpla con los criterios del Manual de direcciones y códigos postales comúnmente aceptados y universalmente conocidos. Ya no tienen que «inventar» la dirección de su casa, pero conocen la forma correcta de formatearla. Tener una dirección los conecta con el resto de la sociedad y los convierte en ciudadanos de pleno derecho con acceso a todos los servicios públicos y privados a su disposición.
Aparte de su efecto en el servicio postal, una dirección correctamente identificada, fácilmente detectable (gracias al código postal) y accesible para toda la sociedad, puede ayudar a mejorar las actividades cotidianas comunes, desde la entrega de productos perecederos hasta el envío más rápido de Servicios de emergencia a la ubicación correcta.
El uso de códigos postales en las direcciones permite a los grandes remitentes de correo dirigirse a los clientes con mayor éxito y rapidez. Pueden evitar situaciones en las que el correo se pierde o no se puede entregar simplemente porque se desconoce la dirección.
Los códigos postales, una referencia común utilizada por todos, también pueden permitir que la información se recopile de forma rápida y segura: representan el primer nivel de control de direcciones en las bases de datos de los clientes. Tan pronto como se ingrese la dirección de un cliente, el remitente puede verificar su validez a partir del código postal y evitar la devolución de artículos por correo.
La comparación de direcciones en archivos de clientes mediante códigos postales puede ayudar a identificar y eliminar costosas direcciones duplicadas. Cuanto más granular sea un código postal, mejor funcionará este procedimiento.
Las empresas también pueden realizar economías de escala gracias a los códigos postales. Con la cooperación de los operadores postales, pueden subcontratar algunas de sus tareas, como la entrega a domicilio de facturas mensuales, campañas de marketing específicas, impresión de facturas consolidadas y preclasificación de facturas. Los códigos postales generan importantes ahorros para las empresas.
Otros beneficiarios: departamentos gubernamentales e instituciones estatales.
Los códigos postales ayudan a reforzar la unidad y el sentido de identidad de un país. Facilitan el direccionamiento, muy importante para las instituciones del Estado que desean mantener registros actualizados de los ciudadanos o usuarios de los servicios y contactarlos de manera regular y rápida.
Además, proporcionan un marco de referencia confiable y duradero que se puede utilizar para fines distintos al procesamiento de correo. Los códigos postales identifican la ubicación de un sitio o lugar, convirtiéndolos en una herramienta esencial para los departamentos de transporte o los servicios sociales y de salud. Por ejemplo, pueden ser útiles al dividir áreas y pueden ayudar a orientar los servicios con mayor precisión.
Códigos postales: un activo para la aduana
Los códigos postales pueden ser útiles para los servicios de aduanas cuando establecen registros y realizan funciones de gestión. Por ejemplo, si solo una de las dos empresas que comparten el mismo nombre ha pagado derechos de aduana y el servicio de aduanas tiene dificultades para determinar cuál de las dos empresas no pagó, la empresa que no pagó podría identificarse de manera útil mediante la verificación cruzada de los códigos postales de las empresas.
Los códigos postales también pueden ser de utilidad para las autoridades aduaneras cuando realizan evaluaciones de riesgo y operaciones contra el contrabando. Por ejemplo, si desean identificar patrones de contrabando en un área determinada o llevar a cabo la entrega controlada de un artículo específico, los códigos postales correctos podrían ser útiles para resaltar áreas de interés particular, especialmente cuando puede haber varias ubicaciones con el mismo nombre dentro del país. .
Códigos postales: una ventaja para EMS
Cada operador de EMS tiene que definir su servicio de entrega como una combinación de “día de llegada del transporte” y “hora de entrega” en áreas determinadas. El uso de códigos postales puede hacer que la definición de áreas de entrega, o «zonas de entrega», sea más precisa. También pueden hacer que esas definiciones sean más claras para que los operadores exportadores las comprendan y así mejorar el servicio que ofrecen a sus clientes.
Proporcionar códigos postales en eventos de seguimiento de artículos puede ayudar a las funciones de servicio al cliente a proporcionar una imagen más completa del estado del artículo, al tiempo que mejora los controles operativos y facilita la medición del desempeño.
EXTRAÍDO DE Addressing and Postcode Manual, publicado por la UPU (Universal Postal Union). La reproducción está autorizada para fines no comerciales.